Transformasi digital yang berlangsung di berbagai sektor menuntut arsiparis untuk mengambil peran yang lebih strategis dan proaktif dalam mendukung penyelenggaraan tata kelola pemerintahan, pembangunan, serta pengambilan keputusan yang berbasis data.
Dalam konteks tersebut, peran arsiparis tidak lagi terbatas pada fungsi teknis dan administratif pengelolaan arsip, melainkan berkembang menjadi pengelola sumber daya informasi yang bertanggung jawab menjamin ketersediaan arsip yang autentik, reliabel, utuh, dan dapat digunakan (usable) sebagai sumber informasi yang bernilai guna.
Arsip yang dikelola dengan baik memiliki potensi untuk diolah menjadi data dan informasi yang berkualitas sehingga mampu mendukung proses perumusan kebijakan, evaluasi kinerja, mitigasi risiko, serta pengambilan keputusan oleh pejabat dan pemangku kepentingan yang berwenang.
Baca Juga: AI untuk Indonesia Maju: Jangan Takut, Mari Bijak Memanfaatkannya
Peran strategis tersebut semakin relevan seiring meningkatnya penggunaan arsip elektronik dalam berbagai aktivitas organisasi. Sebagian besar proses bisnis lembaga pemerintah maupun sektor industri saat ini dilaksanakan melalui sistem berbasis teknologi informasi yang menghasilkan dan memanfaatkan arsip elektronik sebagai bukti kegiatan serta sumber informasi organisasi.
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik, arsip elektronik merupakan arsip yang diciptakan, diterima, dan dikelola dalam format elektronik, termasuk arsip hasil alih media dari bentuk analog ke bentuk digital. Dengan demikian, arsip elektronik mencakup dua kategori utama, yaitu arsip yang sejak awal tercipta dalam format digital (born digital records) dan arsip yang diperoleh melalui proses digitalisasi atau alih media dari arsip non-elektronik (digitized records).
Keberadaan arsip elektronik tidak hanya berfungsi sebagai alat bukti akuntabilitas penyelenggaraan kegiatan, tetapi juga menjadi aset informasi strategis yang dapat menghasilkan pengetahuan (knowledge) bagi organisasi.
Baca Juga: Ujian Berat Pengelolaan Anggaran Bengkalis
Oleh karena itu, arsiparis dituntut memiliki kompetensi yang memadai dalam pengelolaan arsip elektronik, tata kelola data, preservasi digital, serta pemanfaatan teknologi informasi. Kompetensi tersebut diperlukan agar arsip yang dikelola tidak berhenti sebagai kumpulan dokumen digital, melainkan dapat dikapitalisasi menjadi informasi yang bernilai guna tinggi dalam mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, akuntabel, dan berbasis bukti (evidence-based governance).
Kondisi tersebut sejalan dengan paradigma Records Continuum yang memandang arsip sebagai sumber daya informasi yang memiliki nilai berkelanjutan integrasi sejak penciptaan hingga pemanfaatannya.
Namun, dalam praktik kearsipan di Indonesia, khususnya pada instansi pemerintah, pengelolaan arsip masih didominasi oleh pendekatan teori daur hidup arsip (life cycle of records). Hal ini tercermin dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang membedakan arsip menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Baca Juga: Hari Jadi ke-69 Provinsi Riau: “Menuju Negeri Melayu Berintegritas, Amanah, dan Bebas Korupsi”
Pendekatan daur hidup arsip menempatkan pengelolaan arsip pada tahapan-tahapan yang terpisah, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan arsip dinamis, hingga pengelolaan arsip statis.
Akibatnya, peran arsiparis sering kali dipandang terbatas pada fungsi pengelolaan arsip pada setiap tahapan tersebut, sehingga belum sepenuhnya mencerminkan peran strategis dan proaktif arsiparis sebagai pengelola informasi yang mampu mengintegrasikan arsip, data, dan pengetahuan untuk mendukung pengambilan keputusan serta keberlanjutan memori organisasi.
Penulis menekankan pentingnya kemampuan untuk beradaptasi dengan perkembangan proses penciptaan arsip guna memastikan tersedianya informasi yang akurat dan relevan bagi pengambilan keputusan.
Baca Juga: Riau 69 Tahun: Kaya Sumber Daya, Miskin Tata Kelola?
Penekanan tersebut bukan dimaksudkan untuk menyalahkan praktik pengelolaan arsip yang pernah diterapkan sebelumnya, melainkan untuk menunjukkan bahwa setiap periode memiliki karakteristik, kebutuhan, serta konteks penciptaan arsip yang berbeda.
Oleh karena itu, perubahan pendekatan dalam pengelolaan arsip perlu dipahami sebagai bagian dari upaya menyesuaikan diri dengan perkembangan lingkungan organisasi, teknologi informasi, dan tuntutan tata kelola yang terus berkembang sejalan dengan pengertian arsip berdasarkan Undang undang Nomor 43 Tahun 2009.
Akhir kata, penulis mengajak seluruh arsiparis Indonesia untuk terus melakukan perbaikan serta meningkatkan kompetensi diri melalui proses pembelajaran yang berkelanjutan. Dengan semangat tersebut, arsiparis diharapkan dapat berkontribusi dalam membangun Negara Republik Indonesia yang akan memasuki usia ke-81 tahun, menuju Indonesia yang berdaulat, adil, dan makmur.***
Editor : Arif Oktafian